Potresti pensare che le lettere non abbiano lo stesso peso di qualche anno fa, tuttavia, nonostante l'emergere della tecnologia, le lettere sono ancora il mezzo di comunicazione di maggior successo in molte occasioni. Infatti, quando l'obiettivo è fare richieste o presentazioni formali, è fondamentale sapere quali sono le parti di una lettera e come svilupparle ciascuna.
Che tu voglia scrivere una lettera in formato tradizionale (cioè su carta) o se vuoi scrivere una lettera in formato digitale, nel seguente articolo di OneHOWTO condividiamo con te tutto ciò che dovresti sapere a riguardo. Spieghiamo quali tipi di lettere esistono e quali sono le parti di una lettera in modo che tu possa sviluppare correttamente il tuo messaggio. Prendi nota!
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- Tipi di lettere
- Parti di una lettera informale
- Parti di una lettera formale
- Parti di una lettera commerciale
- parti di una lettera in inglese
Tipi di lettere
Le lettere possono essere suddivise in diversi tipi e stili, tuttavia si distinguono quasi sempre tra lettere formali e lettere informali :
lettere formali
Le lettere formali sono tutte quelle che fanno parte, tra gli altri, del campo aziendale, lavorativo o professionale, istituzionale, politico, accademico o amministrativo. La voce del mittente è cordiale e formale e viene solitamente espletata quando si vuole fare una richiesta, un ringraziamento, una presentazione, una raccomandazione, un reclamo, una dimissioni o, semplicemente, per rendere note specifiche informazioni di interesse. Questi tipi di lettere consentono la comunicazione tra persone che, generalmente, non si conoscono personalmente, quindi bisogna mantenere le distanze e prestare molta attenzione nella scrittura, che deve essere rispettosa, educata e cordiale.
Nei casi in cui la distanza tra il ricevente e il mittente è ancora maggiore, si parla di lettere molto formali , cosa comune quando ci si rivolge a persone di alta posizione (il direttore di un'istituzione o il presidente del governo). All'interno delle lettere formali troviamo le lettere d'ordine, le lettere di reclamo, le lettere di dimissioni, di licenziamento, ecc.
Lettere informali o colloquiali
Le lettere informali sono quelle indirizzate a persone fidate , familiari, amici, coppie, ecc. Il linguaggio usato in questo tipo di lettere è molto più caloroso, amichevole e colloquiale, poiché il contesto è intimo. Nelle lettere informali o colloquiali, mittente e destinatario mantengono legami più stretti, quindi il concetto di lettera, lingua e contenuto è molto più aperto e vario.
All'interno delle lettere informali troviamo compleanni, lutti, ringraziamenti, congratulazioni, ecc.
Lettere informative
Sebbene abbiamo differenziato i tipi di lettere in formali e informali, vale la pena evidenziarne anche altri. Le lettere informative, dette anche circolari , sono avvisi che vengono inviati nello stesso formato a persone diverse. Questi tipi di lettere sono comuni sia a livello accademico che a livello istituzionale o aziendale, in quanto si tratta di un efficace strumento di propaganda per pubblicizzare modifiche, cambiamenti o nuovi prodotti. Grazie alle lettere informative, vengono rivelati dati importanti per la conoscenza dei destinatari.
lettere commerciali
È importante citare anche le lettere commerciali, mezzo relativo a qualsiasi operazione commerciale o commerciale , sia che si tratti di vendita, pubblicità o altri movimenti interni di un'azienda (domanda di lavoro, avviso di ricevimento, richiesta di credito o incasso, ecc.). Il linguaggio di questo tipo di lettere è sempre formale e cordiale .
Parti di una lettera informale
La lettera informale è quella indirizzata a una persona che conosci e con la quale hai uno stretto legame. La differenza fondamentale tra la lettera informale e la lettera formale è che nella prima non sono richieste formule di cortesia o una struttura logica del contenuto, cosa che si verifica nelle lettere formali. Nei documenti informali si denota la vicinanza e il calore tra mittente e destinatario, anche se, ovviamente, il contenuto della lettera deve essere ben scritto e rivisto .
Sebbene le lettere informali non seguano regole in quanto tali, è importante aggiungere alcune parti fondamentali:
Data
Indicare la data in cui è stata scritta la lettera aiuta il destinatario a localizzarsi, soprattutto se la lettera viene recuperata anni dopo e riletta.
Formula di saluto iniziale
Attraverso il saluto iniziale si conoscerà il grado di vicinanza tra mittente e destinatario. Le lettere formali possono iniziare con un caloroso saluto, come "Caro Pablo", oppure puoi rivolgerti al destinatario nello stesso modo in cui faresti in una conversazione telefonica o fisica, come "Ciao Pablo!" o un "Come stai, Maria?". Puoi anche usare un soprannome o un'altra parola affettuosa che ti definisce.
Corpo della lettera
Dopo il saluto iniziale, dovrebbe essere sviluppato il corpo della lettera, ovvero il messaggio stesso, che può essere lungo a discrezione dello scrivente. Ricordati di usare un linguaggio stretto e caloroso, ma anche cordiale. Nelle lettere informali non è necessario seguire un ordine prestabilito e si consiglia di utilizzare un metodo più estemporaneo , proprio come si farebbe in una conversazione reale.
Addio
Con l'addio la lettera viene chiusa, di qualunque tipo essa sia, e tramite essa vengono inviati gli auguri al destinatario. Alcune delle formule più utilizzate nelle lettere informali sono: "Un bacio", "Un abbraccio", "Con affetto", "A presto" o "Un saluto", tra le altre.
Altri elementi
Oltre a queste parti fondamentali, dopo l'addio, possono comparire altri elementi, come la firma del mittente o anche un poscritto che raccoglie alcune informazioni rilevanti che sono state dimenticate durante la stesura del testo principale.
Parti di una lettera formale
Le lettere formali, a differenza di quelle informali, utilizzano una struttura specifica e differenziata che deve essere applicata per mantenere un ordine logico nella scrittura del testo, che faciliti la lettura da parte del destinatario. Inoltre, si consiglia di fare un approccio o una bozza precedente che ti aiuti a catturare le informazioni e i dati che desideri presentare in un ordine chiaro. Ricorda che la lettera formale necessita di una maggiore qualità nella scrittura , oltre che seguendo regole corrette di correzione e di ortografia e basate su ordine, semplicità , chiarezza e, soprattutto, cortesia.
Carta intestata
La carta intestata è una parte differenziale della lettera formale di natura privata. Viene utilizzato per includere prima i dati del mittente, in modo che il destinatario sappia in anticipo chi sta scrivendo. Tali dati devono trovarsi nella parte in alto a sinistra e devono comprendere almeno il nome della società o persona, l'indirizzo, il numero di telefono e l'e-mail.
Destinatario
In molte occasioni, soprattutto nel mondo degli affari, è importante aggiungere le informazioni del destinatario in modo che la lettera raggiunga la persona giusta. Per questo, si consiglia di seguire lo stile francese, in cui verrà inserito il nome della persona a cui è indirizzata la lettera, la sua posizione e persino l'azienda seguito dall'indirizzo a cui è indirizzata la lettera.
Data
Dovrebbe essere posizionato nella parte superiore della lettera, sul lato destro, appena sotto il destinatario. La formula usuale è iniziare con il nome della città o paese da cui è scritta la lettera, seguito dal giorno, mese e anno.
Intestazione
Per applicare cortesia, rispetto e trattamento corretto, è importante che nella lettera compaia l'intestazione, cioè la parte con cui inizierà il testo. I più comuni sono l'uso di "Dear or Estimated", "Distinguished Sir …" o "Vostra Eccellenza", che possono essere abbreviati "Excmo". Qualsiasi tipo di trattamento può prevedere diverse formule di galateo di cortesia, ma la regola principale è essere rispettosi, educati e cordiali quando ci si rivolge al destinatario.
introduzione
Attraverso l'introduzione contesterai il destinatario e lo predisponerai a ricevere le informazioni in modo piacevole e agevole, soprattutto se si tratta di notizie negative. D'altra parte, l'introduzione servirà a stabilire un legame con la persona a cui stai scrivendo per la prima volta. Per farlo, puoi utilizzare formule come "Non ho il piacere di conoscerti di persona, ma ti scrivo a…". Se c'è già una certa cordialità tra mittente e destinatario, l'introduzione può essere esclusa e passare direttamente al corpo del testo.
Corpo del messaggio
In questa parte centrale del testo deve comparire l'oggetto centrale della lettera , che sia una richiesta, un'informazione, un ringraziamento, ecc. La parte del corpo è la parte più lunga della lettera ed è lì che devono apparire tutti i dati rilevanti. Si raccomanda di concludere il testo con un riassunto globale della lettera , prima di fare la chiusura o l'addio.
Addio o chiusura
Questa è la formula con cui l'emittente, con maggiore cortesia, esprime cordialmente gli auguri al lettore. Generalmente la chiusura si scrive in terza persona, utilizzando espressioni come "Cordiali saluti", "Ci saluti", "Un cordiale saluto" o semplicemente "Cordiali saluti". Come sempre, in questo tipo di sezioni, si raccomanda la brevità nell'espressione .
Firma
Nella parte finale della lettera dobbiamo includere sia il nome completo che la rubrica o la firma dell'emittente. Inoltre, se la lettera proviene da un campo lavorativo, professionale, accademico, istituzionale o amministrativo, può essere inclusa anche la posizione di chi emette la lettera. La firma sarà preceduta dalla sigla "Firmato". (firmato) e due punti.
Se desideri informazioni più dettagliate su come scrivere una lettera formale, assicurati di visitare questo altro articolo di OneHOWTO.
Parti di una lettera commerciale
Le lettere commerciali seguono una struttura specifica basata sulle esigenze e sulla funzione di quella particolare lettera. Il linguaggio di questo tipo di lettere è formale , poiché sono lettere che corrispondono all'ambiente aziendale o lavorativo:
Carta intestata
È una base delle lettere commerciali, poiché è l'intestazione attraverso la quale verranno fornite al destinatario tutte le informazioni sulla persona, azienda o società a cui è destinata la lettera. Sarà sempre posizionato in alto.
Parte principale
Come in ogni lettera formale, la parte principale è suddivisa in varie sezioni che devono riflettere:
- Luogo e data
- Destinatario
- Intestazione
- corpo del testo
- Addio e firma
Allegati
Dopo la lettera commerciale possono essere aggiunti allegati o parti secondarie, ovvero qualsiasi documento di interesse che sia stato preventivamente citato nel corpo del testo.
Se non sei sicuro di come scrivere l'intestazione di una lettera commerciale, in questo altro articolo ti offriamo maggiori informazioni.
parti di una lettera in inglese
Per scrivere una lettera formale in inglese, devi tenere conto delle parti in cui è suddivisa e ricorrere alle solite formule. Le regole e le linee guida sono di base e la maggior parte dei documenti indirizzati all'estero, siano essi aziende, università o altre istituzioni, devono seguire un linguaggio formale anche in inglese.
Carta intestata
Su di esso devono essere riportati i nostri dati o quelli del mittente (nome completo, telefono, email, ecc.) La carta intestata del mittente deve essere in alto a destra, mentre quella del destinatario deve essere posizionata a sinistra. In inglese, la città è maiuscola ogni volta che non esiste una regione superiore o più importante, poiché in tal caso la regione sarebbe in maiuscolo e la città in minuscolo. Sotto la città dovrebbe apparire il CAP.
Data
Sotto la carta intestata deve comparire la data scritta correttamente. La formula corretta è: prima il mese, poi il giorno e infine l'anno. Un'altra regola è che i giorni devono essere scritti in numero ordinale, quindi non sarà il giorno 1 ma il primo giorno. Esempio : 6 novembre 2019.
Destinatario
Sotto la data ma a sinistra deve comparire il nome della persona o dell'azienda a cui è indirizzata la lettera. Queste informazioni vengono inserite in blocco, proprio come la carta intestata.
Intestazione
Come in spagnolo, è una breve frase di cortesia con il trattamento appropriato per il destinatario. Le formule più frequenti sono Sir o Madam, anche Mr. o Mrs. nel caso di coniugi o Ms. e Miss nel caso di single, più il cognome. Potrebbero essere inclusi anche un "Gentile signore" o "Gentile signora".
introduzione
Attraverso l'introduzione contestualizzerai il motivo dell'invio di questa lettera . Puoi scrivere espressioni comuni in inglese, ma non dimenticare di usare il present continuous ed evitare le abbreviazioni. Una buona introduzione potrebbe essere "Scrivo per informarmi su…" (Scrivo per informarmi/informarmi) "Con riferimento alla tua lettera di…" (riferito al tuo scritto o alla tua lettera di…) oppure " Sono lieto di informarvi"
Corpo del messaggio
È il testo stesso, il messaggio stesso. Il corpo del messaggio, proprio come accade in spagnolo, deve seguire alcune regole strutturali di base. Deve essere chiaro, grammaticalmente corretto, semplice ed educato.
Addio
Seguendo l'andamento delle lettere in generale, dobbiamo chiudere la lettera con i nostri migliori auguri per il destinatario. Puoi usare alcune frasi come "Grazie per l'aiuto" "Non vedo l'ora di avere tue notizie" o le formule cordiali utilizzate tra aziende e clienti "Saluti", "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".
Firma
Infine, come accade nelle lettere formali in spagnolo, non dimenticare di includere il tuo nome completo e firma o rubrica dopo aver chiuso la lettera. Puoi posizionarlo in basso, sia a sinistra che al centro.
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